御堂筋税理士法人創業者ブログ

2020年6月22日
日本経済新聞電子版に
弊社の日報システムを
掲載いただきました。
https://www.world-one-group.co.jp/
 
プロの記者の方のまとめ方って
本当に素晴らしいですね。
 
先日、WEBミーティングにて
取材してくださったポイントを
本当にうまくまとめてくださいました。
平嶋健人さま、ありがとうございます。
 
さて、取材の時もお話しさせて
いただきましたが、
弊社の日報システムは、
3つの効果があると
考えています。
 
1.コミュニケーションの視点
2.生産性向上の視点
3.人材育成の視点
 
日報と聞くと、その日あったことを
日記のような形で、リーダーとメンバー
とが情報交換するようなイメージと
記者の平嶋さまからも言われました。
 
弊社の日報は、
1)仕事を時間で表現すること
 ⇒上記2.3に効果発揮
2)記述による振り返り
 ⇒上記1.3に効果発揮
の二つの要素から成り立っています。
 
特に、1)時間(15分単位)で
表現することは、
生産性のものさしで
絶対必要な記録です。
 
性悪説に立った視点で
時間を記録してもらってません。
さぼっていなか?というような
管理の思考は
一切ありません。
 
したがって、在宅ワークの
虚偽申告は見破られません。
それは、個人のモラルに
任せています。
 
実際に、投入した時間
という大切な資源をもとに
仕事の生産性を
測定するという目的です。
 
また、日報は日々の記録ですが、
月初にメンバーとリーダーとが必ず、
月初面談にて当月の
業務予定・目標を確認します。
 
その時に、役立つのが、
過去のこのデータです。
会計事務所の仕事として、
本決算業務は必須業務です。
 
昨年のA社さんの決算業務は、
20時間で成し遂げたという
実績があるとします。
その投入時間は、
入社2年目のBさんの
成果だっとすると
「今年は、15時間で
正確に成し遂げようか!」
という目標設定する面談です。
 
そして、日報にて、
当日の投下時間の確認と
振り返りを行い、
残りの工程を鑑みて、
15時間で完了できるのか?
というようなマネジメントを
スタッフ個々人が
実行してくれている
という仕組みです。
 
この業務フローが、上記2.3の
生産性向上と人材育成の
視点の1場面です。
 

また、月初のリーダーと
メンバーの面談では、
過去に経験していない
仕事についても、
打合せを行っています。

例えば、新たなプロジェクトで
新サービス案を
立案するという業務も同様に、
時間で見積もり
打合せをしています。

なぜなら、月間の労働時間の
見積もりが必要だからです。
所定労働時間は、
月によって違いますが、
1日8時間×20日=160時間
今月、実施すべき仕事、
チャレンジしたい仕事を
時間というものさしを使用して、
共通のものさしで
見える化するということです。

特に、入社1年目スタッフの
1ヶ月の予定を
構築することが
困難を極めます。

それは、リーダーも大変ですが、
スタッフも大変です。
なぜなら、どのような内容の仕事が、
明日待っているのか?
今月はどれくらい残業があるのか?
自分では、コントロールできないからです。

新入社員の五月病は、
見えない仕事への不安に
押しつぶされそうになるのでは?
と思ったりもします。
今年は、コロナ禍で
五月病あったのかは、
知らんけど。笑

話を戻しまして、
コロナ禍での弊社の
在宅ワークの取り組みは、
この日報システムが功を奏し、
3月からは本格的に在宅ワークに
取り組んだ際に、
この仕事を時間に置き換える
文化が備わっていただので、
スムーズに移行できたのでは
ないかと考えています。

この効果が、上記1.コミュニケーションが
図りやすいという結果を生み出しました。

記録の方法等、まだまだ課題は、
ありますが、創業当初から続いている
弊社の日報システムが
今回のコロナ禍でも大きな支障なく、
業務遂行できたと感じた瞬間でした。

ちなみに、現在の弊社の
日報の仕組みは、
サイボウズ社のkintoneで行っています。

「汝の時間を知れ」
ドラッカーさんの名言は大切!

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